Artikel 26 - Verplichtingen instellingen m.b.t. melden/toestemming
- Instellingen dragen intern zorg voor:
-
- een (centrale) procesinrichting m.b.t. tot het verlenen van goedkeuring van sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader;
- (centrale) afspraken m.b.t. administratie en financiële uitvoering van de goedgekeurde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten en het afleggen van verantwoording daarover;
- het inrichten van een (centrale) administratie van de goedgekeurde en gemelde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten.
- Instellingen dragen zorg voor een proces m.b.t. het melden aan de raad van bestuur van de instelling van betalingen of vergoeding van kosten voor bijeenkomsten, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader.
OPENBAARMAKING IN TRANSPARANTIEREGISTER ZORG (TRZ)
TOELICHTING
Instellingen hebben een zelfstandige verplichting in het naleven van de voorschriften in de Gedragscode over intern melden resp. voorafgaande toestemming. Op grond van lid 1 dient te zijn voorzien in:
- een (centrale) procesinrichting m.b.t. tot het verlenen van goedkeuring van sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader;
- (centrale) afspraken m.b.t. administratie en financiële uitvoering van de goedgekeurde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten en het afleggen van verantwoording daarover;
- het inrichten van een (centrale) administratie van de goedgekeurde en gemelde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten.
Op grond van lid 2 moet worden zorggedragen voor een proces m.b.t. het melden aan de raad van bestuur van de instelling van betalingen of vergoeding van kosten voor bijeenkomsten, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader. Het is evident dat daarbij wordt gezorgd voor duidelijke informatie aan zorgprofessionals over dit proces en aandacht is voor de uitvoerbaarheid daarvan. Te denken valt aan een duidelijk format over de aan te leveren informatie en tijdslijnen.
De Gedragscode stelt geen nadere eisen aan de wijze waar instellingen nader invulling geven aan het bepaalde in lid 1 en 2. Ter illustratie wordt verwezen naar de Handreiking Governance financiële relaties zorgprofessionals en industrie. Deze Handreiking is opgesteld in 2023. Versie 2.0 is inmiddels onderschreven door de NVZ, NFU, en FMS
In algemene zin wordt erop gewezen op het belang dat ook in het kader van de meld- en toestemmingsprocedures wordt voldaan aan de privacy wetgeving. Aanbevolen wordt hier bij het aangaan van de overeenkomsten rekening mee te houden, bijvoorbeeld door te bepalen dat beide partijen elkaar over een weer toestemming geven om de in de overeenkomst opgenomen persoonsgegevens te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering en afhandeling van de overeenkomst.
In verband met de termijn die nodig is om de meld- en toestemmingsprocedures te doorlopen, is het van belang dat alle betrokken partijen zich ervan bewust zijn dat informatie (de schriftelijke afspraken dan wel de overeenkomsten) tijdig beschikbaar is.
OPENBAARMAKING TRZ