Artikel 10 - Door leveranciers georganiseerde productgerelateerde bijeenkomsten

1.    Onder door leveranciers georganiseerde productgerelateerde bijeenkomsten worden verstaan bijeenkomsten die bestemd zijn voor zorgprofessionals en die noodzakelijk zijn in het kader van gebruik en onderhoud van medische hulpmiddelen.

2.    Leveranciers mogen de kosten van een door hen georganiseerde productgerelateerde bijeenkomst voor hun rekening nemen, mits wordt voldaan aan de navolgende voorwaarden:

a. Programma: het programma van de bijeenkomst is:

- geschikt voor demonstraties van de specifieke hulpmiddelen en/of het overdragen van kennis en/of vaardigheden met betrekking tot het gebruik, toepassing of onderhoud van specifieke hulpmiddelen, en

- qua opbouwen tijdsindeling evenwichtig en redelijk en uitsluitend gericht op het doel van de bijeenkomst.

b. Locatie: de locatie waar de bijeenkomst plaats vindt is gerechtvaardigd in het licht van de aard van de productgerelateerde bijeenkomst, zowel wat faciliteiten als wat geografische ligging betreft. Qua faciliteiten betekent dit dat de bijeenkomst plaatsvindt in een klinische omgeving, laboratorium/practicum, educatieve instelling, of in een andere gepaste omgeving, zoals gehuurde zakelijk vergaderfaciliteiten of eigen (bedrijfs)gebouwen of –ruimtes. Qua ligging betekent dit dat de locatie logisch verband houdt met de aanwezigheid van de specifieke hulpmiddelen en/of de benodigde trainings- of opleidingsfaciliteiten.

c. Kosten: de leverancier mag per individuele zorgprofessional in het kader van een in dit artikel bedoelde bijeenkomst uitsluitend de volgende kosten voor zijn rekening nemen:

1. de kosten voor de organisatie;
2. één of meerdere redelijk geprijsde maaltijden/catering;
3. noodzakelijke overnachtingen, voor zover redelijk geprijsd;
4. redelijke reiskosten.

Aangenomen wordt dat de vergoeding van voormelde kosten redelijk is indien:

a. de leverancier per zorgprofessional niet meer bijdraagt in de hierboven genoemde kosten dan € 500 per bijeenkomst tot een maximum van € 1.500 per jaar, of
b. de zorgprofessional tenminste 50% van de hierboven genoemde kosten zelf draagt.

Algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van de bijeenkomst (zoals kosten voor zaalhuur, trainers, experts en noodzakelijke documentatiematerialen en faciliteiten) hoeven niet te worden meegerekend, mits wordt voldaan aan de overige eisen uit dit artikel. 

De bedragen zijn inclusief BTW.

3.   Afspraken omtrent vergoeding van kosten moeten schriftelijk worden vastgelegd.

 4.   Op bijeenkomsten in de zin van dit artikel is paragraaf 5 over transparantie van toepassing.

TOELICHTING

In de hulpmiddelensector geldt dat veel hulpmiddelen alleen veilig en verantwoord kunnen worden gebruikt, toegepast en onderhouden na specifieke en regelmatige producttraining. Veelal vinden dergelijke trainingen noodzakelijkerwijs plaats op locaties die speciaal voor deze trainingen zijn ingericht (denk bijvoorbeeld aan trainingen met implantaten in een klinische setting, skill labs, enz.). Financiële bijdragen van leveranciers aan deze zogeheten productgerelateerde bijeenkomsten moeten voldoen aan de voorwaarden van artikel 10. Deze voorwaarden hebben betrekking op het programma, de locatie en de kosten van de productgerelateerde bijeenkomst. Voor alle volledigheid wordt hierbij op gemerkt dat de omschrijving van het begrip ‘productgerelateerde bijeenkomst’ per 1 januari 2018 is aangepast aan de Beleidsregels gunstbetoon Wmh. Als gevolg van deze aanpassing vallen bijeenkomsten die bestemd zijn voor zorgprofessionals en die noodzakelijk zijn in het kader van een mogelijke beslissing tot aanschaf van medische hulpmiddelen niet meer onder artikel 10.

Het programma moet niet alleen betrekking hebben op maar ook geschikt zijn voor het overdragen van kennis. Dit dient onder meer te blijken uit het inhoudelijke programma en de kwalificaties en expertise van de trainers, begeleiders of sprekers. Wat opbouw van het programma betreft dat koffie- en theepauzes, lunches en diners logische onderbrekingen in het programma moeten zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn. Andere programmaonderdelen die geen verband houden met het inhoudelijk gedeelte, zoals recreatieve en sociale activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.), zijn niet toegestaan.

Bij de beoordeling van de gerechtvaardigdheid van de locatie kan de aard van de specifieke medische hulpmiddelen waar de bijeenkomst betrekking op heeft een rol spelen. Zo kan vanwege de grootte of complexiteit van de medische hulpmiddelen het voor de hand liggen en zelfs noodzakelijk zijn voor de training. Juist bij deze bijeenkomsten zal de rechtvaardiging voor de ligging en faciliteiten gelegen zijn in het doel van de bijeenkomst. Zo zal een training vaak plaatsvinden in een klinische omgeving, bij een bedrijf zelf of in een proefopstelling. Eventueel gerechtvaardigde lunches en diners dienen plaats te vinden op de locatie waar de bijeenkomst plaats vindt dan wel in een andere gepaste zakelijke omgeving.

Er geldt een maximum aan de kosten die een leverancier voor zijn rekening mag nemen. Een leverancier mag uitsluitend bijdragen aan kosten die rechtstreeks verband houden met organisatie, reis- en verblijf, waarbij een maximum geldt van € 500 per bijeenkomst met een maximum van € 1.500 per jaar. Alternatief is dat de zorgprofessional tenminste 50% van de kosten zelf draagt.

Het specifieke karakter van product gerelateerde bijeenkomsten heeft tot gevolg dat er andersoortige algemene organisatiekosten kunnen zijn dan bij bijeenkomsten in de zin van artikel 9, 11 en 12. Voor de instructie en training van de toepassing van medisch hulpmiddelen dienen, naast begeleiding door trainers en experts, ook de benodigde materialen en faciliteiten aanwezig te zijn. Deze zijn immers onontbeerlijk voor het wezenskenmerk van een productgerelateerde bijeenkomst: training met dat product in een bepaalde setting. 
Daarom geldt ook dat de kosten die samenhangen met het gebruik van de voor de productgerelateerde bijeenkomst noodzakelijke hulpmiddelen en materialen worden beschouwd als algemene organisatiekosten. Dit geldt ook voor de kosten die samenhangen met het gebruik van speciale faciliteiten voor zover deze noodzakelijk zijn om een productgerelateerde bijeenkomst te kunnen organiseren. Onder alle omstandigheden geldt dat de algemene organisatiekosten redelijk dienen te zijn en rechtstreeks verband dienen te houden met de productgerelateerde bijeenkomst.

Als voorbeelden van kosten die rechtstreeks verband houden met productgerelateerde bijeenkomsten worden – louter illustratief – genoemd:

• In het geval van bioskills lab sessies (human anatomic specimens workshops): de kosten die samenhangen met de benodigde ‘human anatomic specimens’ (lichamen of kadevers) en of partiele onderdelen (armen, benen, enz.), met inbegrip van de eventuele kosten voor preparatie, afvoer en logistiek, vergunningen, het gebruik van facilitaire voorzieningen, specifiek instrumentarium, disposables.
• In het geval van simulatiesessies (bijvoorbeeld met pacemakers en ICD’s): de kosten van simulatoren patiënt) t.b.v. pacing/defibrillatie, werkende pacemakers/ICD’s benodigd voor simulatie.
• In het geval van virtual reality trainingen: virtual reality workstations; ‘hands on’ training door middel van real-time cathlab
• In het geval van laboratoriumapparatuur: de kosten voor het beschikbaar hebben van (diverse)
• systemen/modules, kits, reagens, disposables, bereiding van trainings- en testmaterialen, eventuele bijbehorende ondersteuning van visuele middelen, enz.

Artikel 10 lid 3 bevat eisen ten aanzien van schriftelijke vastlegging van afspraken over de deelname aan een productgerelateerde bijeenkomst.

Zie verder ook de paragraaf van deze Gedragscode over transparantie. Hierin zijn meerdere bepalingen opgenomen die van toepassing (kunnen) zijn op bijeenkomsten als bedoeld in artikel 10. Denk onder andere aan de verplichting voor een zorgprofessional om bij de raad van bestuur te melden dat hij/zij schriftelijke afspraken heeft gemaakt met een leverancier over het vergoeden of voor rekening nemen van kosten (artikel 24). Voor wat betreft de verplichting tot openbaarmaking in het TRZ: zie artikel 27 en 32.